Inefficiency in het Gemeentehuis

Noodkreet!

Op 3 juni stond in het ED een noodkreet over de uitputtingsslag in het Eindhovense gemeentebestuur: ‘de werkdruk in het gemeentehuis wordt te hoog. Burgemeester John Jorritsma vreest zelfs dat er slachtoffers vallen als er niks fundamenteels verandert’.

Hoe komt het toch dat ambtenaren en politici het gevoel hebben dat het ze allemaal boven het hoofd groeit?

Een van de redenen is een gebrek aan managementvaardigheden in het gemeentehuis. Er is een groot verschil tussen de manier van werken in een gemeentehuis in vergelijking met een groot bedrijf.

Het is verbazingwekkend hoeveel documenten er in een gemeentehuis worden geproduceerd zonder duidelijke status, zonder wijzigingsbeheer en zonder degelijk proces om de inhoud op het gewenste niveau te brengen voordat het wordt gepresenteerd aan de lezers. Die lezers, waaronder gemeenteraadsleden, moeten zich dus door een partij bagger heenlezen waar je he-le-maal simpel van wordt. De relatie tussen documenten is volledig zoek, waardoor er verwezen wordt naar een aantal andere documenten waardoor het overzicht volledig kwijt is. Het lijkt bijna opzet om de gemeenteraadsleden op het verkeerde been te krijgen door zoveel mogelijk ruis toe te voegen.

Hoe gaat dat in het bedrijfsleven?

Als er een project gestart wordt dan worden eerst een aantal voorstudies gedaan om te zien of het te bouwen apparat wel technisch mogelijk is en of de klant er om zit te springen. Daar kun je het WAAROM van het product vinden. Die voorstudies worden inhoudelijk gelezen en begrepen door een beperkt aantal mensen en als de conclusies duidelijk zijn dan mond dit uit in een go/nogo beslissing. De voorstudies worden daarna gearchiveerd en niet meer bijgehouden.

Daarna wordt het document opgesteld over WAT het project moet opleveren. Aan welke (liefst meetbare) eisen moet voldaan zijn als het project t.z.t. wordt opgeleverd. Ook moet duidelijk zijn hoe het product past binnen de bestaande omgeving en wat daar moet veranderen om dit product te laten werken. Dit is dus een document met getallen en beslissingen en architectuur, zo precies mogelijk en zo kort mogelijk. Het is immers een contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Als het document geschreven is, gereviewed is en de belanghebbenden het ermee eens zijn dan wordt het document ‘bevroren’: Het mag niet meer spontaan wijzigen. Als er toch wijzigingen nodig zijn dan wordt dat beslist door een board waarin alle belanghebbenden stemrecht hebben. De laatste versie en alle voorgaande versies zijn altijd voor iedereen terug te vinden in het archief, evenals alle wijzigingsvoorstellen.

Het voordeel is dat vanaf nu iedereen weet waar hij aan toe is. Dat geeft rust voor de opdrachtgevers en opdrachtnemers.

Nu kunnen we het volgende document opschrijven: HOE gaan we dat product bouwen. Daarvoor moeten een aantal deelproducten worden uitgewerkt (weer WAT) en de samenhang tussen die deelprojecten (weer HOE) Dat staat in dit ontwerpdocument. Na ‘bevriezen’ ook hier wijzigingsbeheer instellen. Dit document moet beheerd worden door de projectgroep zelf. De opdrachtgever hoeft zich hier niet mee bezig te houden mits het WAT document niet wijzigt. Het is hier dus druk bij de opdrachtnemer en rustig bij de opdrachtgever.

Daarna start de bouw van het product en daarna de testfase: doet het ding wat de bedoeling was en waarom niet. Deze periode duurt in de machinebouw ongeveer 30% van de projectduur en bij woningbouw 0%.

En hoe gaat dat bij de gemeente:

Voorstudies en bovenliggende documenten:

• Verdichtingsvisie Binnenstad, in 2020 gepubliceerd. De status van dit document is onbekend: De gemeenteraad heeft het in 2020 goedgekeurd, maar daarna is er geen wijzigingsbeheer op het document ingevoerd. Dus de inhoud is niet aangepast aan de gewijzigde inzichten. Welke delen van dit document nog staan en welke verouderd zijn is volslagen onduidelijk en het document kan door de overwerkte raadsleden niet als ‘de waarheid’ gezien worden. Het is drijfzand in plaats van een stevig fundament.
• Uit het woonprogramma uit 2020 is een nota van uitgangspunten gemaakt
• In 2009 is een concept-gebiedsvisie door MVRDV opgeleverd
• In 2021 heeft Van Meijel cs een Historisch ruimtelijke analyse geschreven
• Er is een enquete geweest, samengevat in ‘Op weg naar het Stadhuisplein van de toekomst’
• Er zijn Klankbordgroepen geweest, zie het verslag samenspraak Integraal Gebiedskader Stadhuisplein
• Er zijn geheime afspraken gemaakt met een of meer bouwondernemingen over wat er wel mag en wat er niet mag op specifieke locaties.

Al deze ‘documenten’ hebben geen status, worden niet beheerd en zijn deels overlappend. Toch zijn ze gebruikt voor het schrijven van

• Integraal Gebiedskader Stadhuisplein. Dit document komt in September in de Raad. Ook dit document heeft niet de intentie om als contract te dienen, want er staat in de Gebiedskader: ‘Omdat hier sprake is van een ontwikkeling in het bestaande weefsel van de stad, is er bewust gekozen voor een kader, en geen plan.‘

De gemeenteraadsleden kunnen zich dus niet beperken tot het kritisch lezen van het Integraal Gebiedskader Stadhuisplan, maar zullen ook alle andere documenten moeten begrijpen. Met in het achterhoofd de vraag of het überhaupt zin heeft om dit verhaal te bespreken in de Raad, want een Kader heeft immers geen status. Dus waarom hieraan tijd verspillen?

Het missende document is de ontwerpdocument waar het HOE van de Verdichtingsvisie Binnenstad staat uitgewerkt in een tiental deelprojecten (waaronder Stadhuisplein) in onderlingen samenhang. Nu moet de Gemeenteraad maar raden wat er vlak buiten het Stadhuisgebied wordt verzonnen. Gaat de Catharinakerk nu omhoog of niet? Hoe verhouden de gebouwen in dit gebied zich straks met de andere gebieden? Worden die nu ook allemaal XL? Waar is het Openbaar Vervoer Plan en het Eigen Vervoer Plan voor de binnenstad als daar ineens 25.000 Eindhovenaren extra wonen? En het Calamiteitenplan? En het Veiligheids- en Beveiligingsplan? En hoe worden die mooie daktuinen bereikbaar gemaakt voor mensen die niet in staat zijn om 20 meter de trap omhoog te klauteren om bovenop de Eindhoven-laag te komen? En hoe krijgt de Ambulance hem weer beneden na een hartinfarct?

Ook een visie hoe de Visie (of is het alleen het Kader?) wordt ingevoerd mist: om de hoeveel tijd kijk je of je nog wel op de goede weg zit? Hoe zorg je ervoor dat bewoners van een flat niet de rekening gepresenteerd krijgen als er 10 jaar later stenen uit de buitenmuur vallen? Wat doe je als bewoners van een nieuwe flat de krant opzoeken omdat ze geen warm water krijgen en de eigenaar stommetje speelt?

Het is toch geen wonder dat ze overwerkt raken daar in het gemeentehuis? En wie moet daar wat aan doen? Misschien is dat wel de taak van d’n Burgemeester zelf…