Vergaderen met ervaren mensen (en een knipoog)

Vandaag had ik het genoegen om sinds lange tijd weer eens te vergaderen. Normaal gesproken doe ik dat nooit aangezien ik als ZZP-er niemand heb om mee te vergaderen; hooguit die ene keer dat ik met de kinderen een soort van overleg tracht vorm te geven. In de praktijk blijkt één van de vier gelijk te krijgen maar lijken we vervolgens allemaal het besluitenlijstje kwijt te zijn. Dezelfde uitkomst heb ik ook in bedrijven en onderwijsinstellingen vaak mogen waarnemen. Vandaag was dat dus anders: in een andere setting en met andersoortige vergaderpartners.

Voorbereiding
Het begon al met de voorbereiding: er was een keurig gestructureerde agenda rondgemaild en ook was de beloofde leesstof daadwerkelijk beschikbaar gesteld. Eén van de deelnemers had bovendien droog en mooi weer gearrangeerd.

Ter plaatse
Toen vanmorgen het uur van de waarheid dáár was, bleek a) de koffie klaar, b) een stroopwafeltje paraat en c) elk van de vergaderaars aanwezig én op het afgesproken tijdstip. De voorzitter nam het met de scherpte van een roofvogel waar: ‘Hoe goed kan een vergadering beginnen?!’

Hij opende het geheel vervolgens vakkundig en ’to the point’ werden de punten afgewerkt. Daar waar ook maar een héél klein beetje werd afgedwaald werd niet alleen door de ongehamerde (!) voorzitter, maar ook door de overige deelnemers correct bijgestuurd.

Notulen gaandeweg
Korte kernachtige aantekeningen zorgden op een haast ‘embedded’-achtige wijze voor het ontstaan van het toekomstige vergaderverslag.

Actie! Actie! Actie!
Het gevolg was een prachtige actielijst vol goede voornemens en uiterste opleverdata. Ik stapte nipt vóór de geplande eindtijd in mijn auto om weer naar mijn werk te rijden en dacht: wat kan vergaderen toch leuk zijn als je het met ervaren mensen doet. Nu weer snel alles vergeten en aan de slag… kan niet wachten op de volgende bijeenkomst!